Controle BTW op de Balans

Door Annalies Janssens, extern adviseur

Een belangrijke controle op de jaarcijfers (balans) is de BTW-controle

 

Ga naar Overzichten > Balans (toon inhoud).

Verschil van ontvangen en betaalde BTW (bovenste bedrag)

Dit is het saldo BTW dat gedurende het jaar aan BTW afgedragen moet worden op verkopen en BTW die teruggevraagd wordt op kosten. Dit bedrag is gelijk aan Overzichten > Aangifte omzetbelasting, heel jaar, alle kostenplaatsen rubriek 5c.

Daaronder op de balans staan de diverse BTW Balansposten die in de loop van het jaar geboekt zijn; te betalen voorgaand jaar, afdrachten en ontvangsten aan de Belastingdienst in de loop van het jaar.

Er zijn 2 mogelijkheden:

A             De BTW staat aan de passiva-kant (rechts; per saldo te betalen per einde boekjaar)

Wanneer het bovenste bedrag een te ontvangen bedrag is, dan staat er een – voor het bedrag.

 

B             De BTW staat aan de activa-kant (links; per saldo te ontvangen per einde boekjaar)

Wanneer het bovenste bedrag een te betalen bedrag is, dan staat er een – voor het bedrag.

 

Voor beide situatie geldt: controleren:

1                    als eerste moet er een bedrag staan wat er op 31-12 van vorig boekjaar nog betaald moest worden of te ontvangen. Dit is de zogenaamde balanspost op 01-01. Als dat bedrag 0 was staat dit bedrag er niet.

2                    Kijk of alle BTW afdrachten en ontvangsten gedurende het boekjaar hier op de juiste manier vermeld staan. Afdrachten en ontvangsten moeten op de werkelijke datum geboekt zijn. Als het 4de kwartaal in het volgende jaar betaald is, mag die hier niet staan.

Zie bijlage om aan de hand van voorbeelden te kijken of de bedragen allemaal juist geboekt zijn (BIJ of AF)

En verder:

3                    Is het totaal bedrag wat betaald of ontvangen is over het vorige boekjaar tegengesteld aan de balanspost op 01-01 (Dan komt het per saldo op 0). Zo niet, dan moet er nog een suppletie ingediend worden.

4                    Op dit overzicht mogen alleen bedragen staan van de werkelijke BTW-afdracht of ontvangst. Wanneer er boete bij de betaling in zit; boete boeken als privé-opname, rente boeken als zakelijke kosten.

 

Wanneer het hele jaar verwerkt is:

Deze controle kun je het beste pas doen als je zeker weet dat alles van het boekjaar gedaan is. Anders klopt een eventuele KOR-berekening ook niet.

 5                    Ga naar Overzichten > Aangifte omzetbelasting > rubriek 5d.

Het gaat hier om het bedrag van de KOR (Kleine Ondernemersregeling). Hier ligt soms een ingewikkelde berekening aan ten grondslag. Acumulus berekent dit juist. Van het grootste belang is dat de boekingen allemaal juist gedaan zijn. Controleer daarom de volgende rubrieken (welke invloed hebben op de berekening)

1 e  Hier mogen alleen bedragen staan wanneer er binnenlands verlegde BTW is toegepast (in de schoonmaakbranche, bouw en tuinbouw). Zo niet, dan moet dit waarschijnlijk BTW vrij zijn. Dat moet dan eerst gecorrigeerd worden

2 a  Idem maar dan ontvangen facturen binnenlands verlegd.

4 a  Hier kunnen alleen bedragen staan van ontvangen facturen waar geen buitenlandse BTW op de factuur staat.

4 b  Idem. Maar wanneer er wel Nederlandse BTW is betaald via een inklaarder, dan moet de factuur als gewone factuur geboekt worden en komt niet in deze rubriek terecht.

 Mochten hierboven onterechte boekingen blijken te staan dan moeten die eerst gecorrigeerd worden.

 Wanneer er dan nog een bedrag bij 5d staat, dan boek je dit bedrag volgens de aanwijzing van de 1e en 3e boeking. (Nieuwe boeking > BTW afdracht, omschrijving “KOR 20.. fictieve afdracht”, Nieuwe boeking > Ik wil een bijzondere bijtelling doen.)

 

6                    Ga naar Overzichten > Balans (toon inhoud). Het bedrag dat nu onderaan bij de BTW vetgedrukt staat is het bedrag dat over dit boekjaar nog aan BTW betaald (indien rechts op de balans) of ontvangen (indien links op de balans) moet worden. Dit is ook het bedrag dat in de IB-aangifte op de Balans wordt ingevuld.

Boek dit bedrag (afgerond) op 01-01 van het volgende boekjaar als Nieuwe boeking > Ik wil een Balanspost…

Te ontvangen (AF) of Te betalen (BIJ)

Dit bedrag moet vervolgens weer weg gaan vallen tegen de betalingen van de laatste aangifte + suppletie van het afgesloten boekjaar.

Hoewel het is toegestaan om een correctie van minder dan € 1000 in het volgende kwartaal te verwerken is het niet aan te raden om een correctie in het volgende jaar mee te nemen. Daar wordt het onoverzichtelijk van en in geval van KOR is de berekening dan niet meer goed.