Deelbetalingen

Door Esther van der Meer, extern adviseur

Een deelbetaling verwerken in Acumulus

Een factuur in Acumulus kent de status “betaald” of “nog niet betaald”, u kunt geen gedeeltelijke betaling aanvinken. Soms ontvangt u echter een deelbetaling van uw klant. Er zijn meerdere opties om dit in Acumulus te verwerken:

Als een deelbetaling een uitzondering voor uw administratie is, kiest u voor een eenvoudige optie:

  • U boekt de eerste deelbetaling(en) als een priveboeking (storting-BIJ). Kies voor de rekening (of Kas) waar u de betaling op ontvangen heeft. Zet in de omschrijving het factuurnummer en de naam van de klant. Het saldo van uw bankrekening stijgt nu met dit bedrag.
  • Als u de laatste deelbetaling ontvangt zet u de status van de betreffende factuur op "betaald" met als betaaldatum de datum waarop u de laatste betaling ontvangen heeft. Het saldo van uw bankrekening stijgt nu met het bedrag van de gehele factuur. 
  • Het bedrag van de eerste deelbetaling(en) boekt u vervolgens op deze datum als Priveboeking (opname-AF). Zet in de omschrijving het factuurnummer en de naam van de klant. Het saldo van uw bankrekening neemt af met het saldo van de eerder ontvangen deelbetaling.
  • Controleer via Overzichten > Saldo-overzichten of het saldo van uw bankrekening correct is. 

Als deelbetalingen vaker voorkomen in uw administratie kunt u kiezen voor een andere optie, waarbij u de deelbetalingen van uw klant(en) op de balans terug kunt zien. 

  • U maakt voor deze deelbetalingen een extra rekening  aan (via Beheer > Bank- & girorekeningen, kas). Deze rekening noemt u “Deelbetalingen debiteuren” en u zet bij de omschrijving  dat het een balansrekening voor deelbetalingen van klanten betreft.

  • Als u een gedeeltelijke betaling per bank of kas ontvangt, maakt u via een interne overboeking het bedrag over van “Deelbetalingen debiteuren” naar de zakelijke bankrekening of kas. Geef hierbij als omschrijving de naam van de klant en het factuurnummer.
    Op deze manier kunt u elke deelbetaling verwerken, totdat de factuur volledig voldaan is.

  • Nadat u de laatste deelbetaling op deze manier hebt verwerkt, zet u de status van de factuur op “betaald” met als betaaldatum de datum van de laatste deelbetaling. U moet er nu aan denken dat u bij rekening in dit geval de rekening “Deelbetalingen debiteuren” aangeeft. Hiermee zuivert u het saldo van de rekening “Deelbetalingen debiteuren” weer aan.

 

Andersom kan het ook voorkomen dat u zelf een keer niet in staat bent om een rekening van een crediteur (leverancier) in zijn geheel  te betalen. U spreekt dan bijvoorbeeld een betalingsregeling af en wilt deze graag in uw administratie verwerken.

  • U maakt voor deze deelbetalingen een extra rekening  aan (via Beheer > Bank- & girorekeningen, kas). Deze rekening noemt u “Deelbetalingen crediteuren” en u zet bij de omschrijving  dat het een balansrekening voor deelbetalingen aan leveranciers betreft.

  • U boekt de rekening van uw leverancier in Acumulus via Nieuwe boeking > Nieuwe uitgave zoals u dat gewend bent.

  • Als u een gedeeltelijke betaling per bank of kas doet, maakt u via een interne overboeking het bedrag over van de zakelijke bankrekening of kas naar “Deelbetalingen crediteuren”. Geef hierbij als omschrijving de naam van de leverancier en het factuurnummer.
    Op deze manier kunt u elke deelbetaling verwerken, totdat de factuur volledig voldaan is.

  • Nadat u de laatste deelbetaling op deze manier hebt verwerkt, zet u de status van de rekening op “betaald” met als betaaldatum de datum van de laatste deelbetaling. U moet er nu aan denken dat u bij rekening in dit geval de rekening “Deelbetalingen crediteuren” aangeeft. Hiermee zuivert u het saldo van de rekening “Deelbetalingen crediteuren” weer aan.

 

Wat doet u met de saldi van deze balansrekeningen Deelbetalingen als u de jaarlijkse aangifte (IB of VPB) moet verzorgen?

Denk hierbij heel eenvoudig: de betalingen die via deze balansrekeningen zijn binnengekomen/betaald horen in mindering gebracht te worden op het saldo van de openstaande factuur/rekening.

  • Het saldo van “Deelbetalingen debiteuren” trekt u van uw Debiteurensaldo op de balans af.

  • Het saldo van “Deelbetalingen crediteuren” trekt u van uw Crediteurensaldo op de balans af.