Factuurherhalingen

Voor elke uitgaande factuur die is opgeslagen, kunt u een factuurherhaling aanmaken. Dat kan op drie manieren:

  1. in het home-scherm;
  2. in het boekingsscherm van de factuur.
  3. vanuit het overzicht van factuur-herhalingen.

 

In het home-scherm

Voor het aanmaken van een factuurherhaling in het homescherm, klikt u op het groene plusje bij Factuurherhalingen.

 

Het volgende scherm wordt geopend:

 

Kopie van factuur

Kies hier de factuur die als basis dient voor de vervolgfacturen. Er wordt dan een kopie gemaakt van alle gegevens van deze factuur met uitzondering van de datum en het factuurnummer. 

Houd er rekening mee dat de factuurregels precies hetzelfde zullen zijn. Maak daarom een basis-factuur met een algemene beschrijving van wat u factureert. Gebruik bijvoorbeeld niet:

- website lease april 2013

maar iets als

- website lease per maand

Herhalen vanaf

Acumulus zal vanaf deze datum de eerst volgende herhaaldatum berekenen.

Herhalen tot/met

Acumulus zal stoppen met herhalen na deze datum. Deze kan ook leeg gelaten worden.

Op welke dag

Kies de dag in de maand waarop de herhaling dient plaats te vinden. De hoogste dag in de maand is 28 om problemen te voorkomen in de maand februari.

In welke maand

Kies elke maand of een jaarlijkse herhaling in een bepaalde maand.

Automatisch

Hier kunt u kiezen uit de volgende opties:

  • niets automatisch
    Wanneer de geplande datum is bereikt van de betreffende factuurherhaling, wordt deze rood zodat u de factuur zelf handmatig kunt kopiëren en versturen. Klik daarvoor eerst in het home-menu bij de betreffende factuurherhaling op het  copy-icoontje, maak de factuur compleet, sla deze op en verstuur deze. Klik daarna in het home-scherm op het roze akkoord-icoontje om de herhaling de volgende datum te laten berekenen.  
  • email-bericht naar mij
    Hierbij wordt alleen een emailbericht naar u gestuurd dat de geplande datum voor een herhaling is bereikt. Let er wel op dat hiermee de geplande datum weer wordt aangepast naar de eerst volgende datum in de toekomst. Acumulus gaat er vanuit dat u dan voldoende bent geïnformeerd en zal pas in de toekomst weer een waarschuwing geven.
  • factuur aanmaken, niets versturen, email-bericht naar mij
    Hierbij wordt de vervolgfactuur aangemaakt en geboekt maar er wordt niets verstuurd naar de klant. U ontvangt een email-bericht dat de betreffende factuur is aangemaakt.
  • factuur aanmaken en versturen naar klant als pdf
    Hierbij wordt de vervolgfactuur gemaakt, geboekt en als pdf verzonden naar de klant. U ontvangt een kopie van de mail met factuur aan uzelf.

    LET OP!
    Deze laatste optie werkt alleen als er een geldig enkelvoudig emailadres staat ingevoerd bij de betreffende relatie/klant.

Betaalstatus

Bepaal of de vervolgfacturen op Nog niet betaald of op Betaald dienen te staan wanneer deze automatisch worden aangemaakt. Werkt u met een automatische incasso dan is het wellicht verstandig om de facturen direct op Betaald te zetten.

Bepaal datum volgende melding

Door op deze knop te klikken, zal Acumulus de eerst-volgende herhaaldatum berekenen. Indien u daarmee akkoord bent en alle instellingen correct zijn, kunt u de factuurherhaling opslaan.

De factuurherhaling verschijnt dan in het home-scherm met de berekende vervolgdatum. Indien de vervolgdatum in het heden of verleden ligt, zal de datum rood worden zodat u direct ziet dat deze verlopen is.

 

In het boekingsscherm van de factuur 

Open de boeking van de factuur die als basis dient voor de vervolgfacturen en ga naar het tabblad Herhaling.

U kunt meerdere herhalingen aanmaken wanneer u bijvoorbeeld per kwartaal wilt herhalen. Wanneer u per maand wilt herhalen, is één herhaling voldoende.

Klik op de knop Factuurherhaling toevoegen en hetzelfde scherm voor een nieuwe herhaling verschijnt als hierboven beschreven. Het enige verschil is dat de juiste basis-factuur meteen geselecteerd is en niet kan worden gewijzigd.

 

Maar elke maand wil ik de juiste maand vermelden!

In het factuursjabloon kunnen onder het tabblad E-mail bij "Tekst e-mailbericht plus factuur vanuit Acumulus" de volgende velden toegevoegd:

[vorige_maand]
[deze_maand]
[volgende_maand]
[vorig_jaar]
[dit_jaar]
[volgend_jaar]

Dit levert de volgende waarden (in april 2014):

maart 2014
april 2014
mei 2014
2013
2014
2015

 

Voorts kunnen in de toelichting van de factuur de volgende velden worden gebruikt:

[vorige_maand_factuur]
[deze_maand_factuur]
[volgende_maand_factuur]

[vorig_kwartaal_factuur]
[dit_kwartaal_factuur]
[volgend_kwartaal_factuur]

[vorig_jaar_factuur]
[dit_jaar_factuur]
[volgend_jaar_factuur]

Hierbij geldt niet de datum van vandaag als uitgangspunt maar de boekingsdatum.

Deze velden gelden alleen voor PDF-facturen! De API ondersteunt deze functie nog niet!