Factuursjablonen

In een factuursjabloon wordt vastgelegd hoe de factuur eruit ziet, welke standaardteksten worden vermeld en welke velden eventueel worden ingevuld.

Meestal heeft men een sjabloon voor een gewone factuur en één voor bijvoorbeeld een creditfactuur of een factuur waarop staat vermeld dat het bedrag reeds is ontvangen (webshops die werken met vooruitbetaling bijvoorbeeld).

Er zijn twee mogelijkheden om een factuur te versturen:

  1. per post;
  2. als PDF-bestand via e-mail.

Versturen via e-mail neemt de laatste tijd sterk toe, mede omdat de regels daarvoor in 2009 sterk zijn vereenvoudigd door de overheid.

 

Word of PDF?

Wanneer u de factuur opent in Word of Libreoffice, wordt door Acumulus een RTF-bestand gemaakt. De tekstverwerker kan deze vervolgens opslaan als .doc, .docx of bijvoorbeeld .odt.

Onder zowel Windows, Linux als OSX is het van belang dat RTF-bestanden standaard zijn gekoppeld aan de juiste tekstverwerker. Mogelijk staat dit nog ingesteld op Wordpad of Pages bijvoorbeeld. Ook de browser kan daarin een keuze willen maken die door u aanpasbaar is bij de instellingen van de browser.

De RTF (Word) versie is het meest simpel. Er kan een logo worden toegevoegd en er kunnen aanpassingen worden gedaan inzake kantlijnen en bijvoorbeeld lettertype. U kunt alleen een letterype opgeven als deze ook op uw computer is geïnstalleerd.

De PDF-versie ziet er iets anders uit en biedt bovendien meer mogelijkheden om een volledige of gedeeltelijke achtergrond toe te voegen. Over het algemeen verdient het de aanbeveling de resolutie van de achtergrondafbeelding niet te laag te maken (minimaal 120 DPI). Bij de PDF-versie kunt u alleen gebruik maken van de lettertypen die in Acumulus zijn voor-geïnstalleerd.

PDF-facturen zijn geschikt om via e-mail verzonden te worden maar kunnen ook gewoon worden uitgeprint en per post verzonden worden.

Over het algemeen wordt de PDF-factuur steeds meer gebruikt, ook door ondernemers die hun facturen uitprinten en versturen per post.

RTF is een gedateerd formaat van Microsoft dat goed wordt ingelezen door Word en Libreoffice (Openoffice). Pages daarentegen kan RTF-bestanden niet goed inlezen en verandert mogelijk de bedragen!

 

Factuursjabloon aanpassen

Dit kan op twee manieren:

 

Na het openen van het sjabloon, ziet u een kleiner scherm met 9 tabladen.

Sjabloon

Hier kunt u de naam van het sjabloon wijzigen, de plaats die het inneemt in de lijst van sjablonen (volgnummer) en of deze wel of niet actief is. Een niet actief sjabloon blijft actief voor oudere facturen waar deze is geselecteerd maar kan niet meer worden gebruikt voor nieuwe facturen.

Algemeen

Hier kunt u een aantal standaard-bergippen en titels wijzigen in bijvoorbeeld een andere taal.

Vermeld uw BTW-nummer zodat dit automatisch wordt weergegeven op de factuur.

Wanneer u Toon regels inclusief BTW J/N op ja zet, worden de bedragen inclusief btw vermeld in de factuurregels. Dit is meestal van belang voor particuliere klanten.

De betalingstermijn wordt door Acumulus ook gebruikt om uit te rekenen of een factuur reeds betaald dient te zijn.

De voettekst heeft een lettergrootte die 1pt kleiner is dan de door u gekozen lettergrootte en wordt gecentreerd weergegeven. Let er op dat de voettekst niet te veel regels heeft, anders komen deze bij de PDF-versie op een volgende pagina.

Indien u een e-mailadres opgeeft, wordt deze als eerste weergegeven als afzender bij het versturen van pdf-facturen via e-mail. Indien dit veld leeg is, wordt het e-mailadres gebruikt wat is gekoppeld aan uw account.

Lettertype & marges

Kies voor RTF-bestanden alleen een lettertype dat op uw computer staat.

Logo

Acumulus maakt een simpel logo aan maar u kunt ook uw eigen logo uploaden of het logo van Acumulus aanpassen.

Achtergrond

Alleen voor PDF-bestanden kunt u een beeldvullende achtergrond toevoegen.

De afmetingen zijn in millimeters 209.90 mm breed x 297.04 mm hoog (210 x 297).
In pixels bij 72 DPI: 595px breed x 842px hoog,
bij 96 DPI: 794px breed x 1122px hoog,
bij 120 DPI: 992px breed x 1403px hoog
en bij 300 DPI: 2480px breed en 3508px hoog.

U mag de afbeelding verticaal bijsnijden. De afbeelding wordt geschaald op 209.90 millimeter breed. De hoogte volgt de breedte.

De achtergrond wordt gepositioneerd vanaf de linker bovenhoek. Let er op dat hoe hoger u de kwaliteit kiest van de afbeelding bij het ontwerpen (DPI en laag compressie-niveau), hoe groter het bestand in kB's wordt, waardoor al uw facturen groter worden.

Factuur, Herinnering, Offerte en E-mail

Pas hier de standaardtitel en tekst aan die op de factuur/offerte of in het e-mailbericht wordt weergegeven.

U kunt variabele velden gebruiken voor bijvoorbeeld het totaalbedrag en het factuurnummer. Zet de cursor op de plaats waar u het veld wilt toevoegen en klik op de veldnaam.

 

Veel gestelde vragen over het sjabloon

V: Ik heb een andere indeling in mijn factuur. Kan ik deze ook krijgen in de factuur van Acumulus?

A: Nee, de indeling is niet aan te passen door de gebruiker.

 

V: Ik vind het logo onscherp. Hoe kan ik dat verbeteren.

A: Alleen in de PDF-factuur kunt u een logo met een hoge resolutie plaatsen zodat deze toch scherp wordt.

 

V: Ik wil mijn adresgegevens bovenin geplaatst hebben. Kan dat?

A: Dat kan in het logo maar het beste in de PDF-achtergrond.