Nieuwe factuur/offerte

Wanneer u een nieuwe factuur of offerte wilt maken, gaat u in het linker hoofdmenu naar Nieuwe boeking en klikt u op Nieuwe factuur/offerte.

Alleen met deze boeking kunnen zakelijke inkomsten worden geboekt. Wanneer u bijvoorbeeld de dagomzet van uw winkel wilt boeken, maakt u daar ook een factuur voor aan die u weliswaar niet verstuurt. Maak dan een relatie aan met bijvoorbeeld de naam Diverse klanten of Klanten dagomzet.

U moet dus altijd een relatie kiezen en als deze nog niet bestaat in de lijst, kunt u deze direct toevoegen. 

 

Factuur aan een klant

Het scherm kent de volgende velden:

 

Klant (debiteur)

Als de klant nog niet in de lijst staat, dient u deze toe te voegen. Dat kan direct rechtsboven het scherm. 

U hoeft niet alle velden in te vullen van de relatie om verder te kunnen gaan. Later kunt u deze nog verder aanvullen en/of aanpassen.

Wanneer het een buitenlandse klant is, die zelf ondernemer is of wanneer de BTW wordt verlegd, dient u het BTW-nummer in te voeren.

 

Datum (dd-mm-jjjj)

De datum van de factuur is bepalend voor de inkomstenbelasting en de btw. Volg de opmaak dd-mm-jjjj of gebruik het kalendertje. Vanaf deze datum bent u de BTW verschuldigd ongeacht of de klant de factuur betaald heeft.

 

Factuurnummer

Het factuurnummer moet een heel getal zijn. Gebruik dus geen streepjes e.d. Het verdient de voorkeur om het voorbeeld van Acumulus te volgen. Acumulus zal automatisch ook het volgende factuurnummer aanmaken. Let op er mogen in uw administratie geen factuurnummers ontbreken. Indien een factuur niet betaald gaat worden dan dient u deze te crediteren.

 

Kostenplaats

Voor de meeste gebruikers is de standaard kostenplaats Algemeen voldoende. De factuur wordt automatisch onder de kostensoort Inkomsten geboekt. Alleen in het geval van een VOF kunt u voor de partners kostenplaatsen aanmaken.

 

Rekening

Kies hier de rekening die ook op de factuur vermeld wordt. Standaard staat in het factuursjabloon de rekening vermeld die hier is geselecteerd.

 

Status

Is de rekening nog niet betaald, zet dan de status op Niet betaald.

 

Toelichting

Dit is een vrijblijvende titel van de factuur. Bijvoorbeeld de projectnaam.

 

Opmaak

Kies hier het factuursjabloon dat u wilt gebruiken. U kunt eventueel direct in dit scherm het sjabloon openen om aan te passen.

 

Factuurregels

 

Vul de volgende velden van de factuurregel in:

  • Product/dienst (bij Beheer -> Standaardproducten kunt u een standaardlijst voor aanleggen zodat u deze snel kunt selecteren wanneer u een nieuwe regel gaat toevoegen)
  • Prijs/eenheid
  • BTW-% (standaard staat Acumulus op 21% maar u kunt dit wijzigen in 19% voor oude facturen links in het hoofdmenu onder Afmelden, de groene knop met 21%)
  • Aantal

Het subtotaal wordt vanzelf berekend. U kunt overigens deze kolomkoppen een andere naam geven in het factuursjabloon.

Rechts naast het veld Product/dienst vindt u twee knopjes: 

Wanneer u het eerst knopje aanvinkt, wordt het product vanzelf toegevoegd aan de lijst van standaard producten.

Het tweede knopje stelt u in staat een kortingsregel toe te voegen. Selecteer eerst de factuurregels waar u korting over wilt geven en klik vervolgens op dit kortingsknopje. Geef percentage op en er wordt een nieuwe regel ingevuld met korting. Vergeet deze regel niet op te slaan.

Bij korting wordt hetzelfde BTW-tarief gehanteerd als het product waar de korting over wordt gegeven!

Sla elke ingevulde factuurregel (ook de kortingsregel) op met de knop: Ingevulde productgegevens toevoegen aan factuur! Er zal dan automatisch een volgende productregel worden toegevoegd.

 

 

 

 

BTW-type selecteren

Er zijn vijf BTW-typen waar u uit kunt kiezen:

  1. Gewone factuur (BTW-vrij, 6% of 21%);
  2. BTW-verlegd binnen Nederland;
  3. BTW-verlegd naar ondernemer in de EU (intracommunautaire levering);
  4. Een factuur voor goederen buiten de EU;
  5. Margeregeling (tweedehands producten);
  6. Buitenlandse BTW (vanaf 01-01-2015)

Klik op Facturen naar het buitenland om te bepalen welk type u dient te kiezen als u een factuur naar het buitenland stuurt.
 

Factuur opslaan

Nadat u alle velden hebt ingevoerd en de factuurregels hebt toegevoegd, kunt u de factuur links onderin het scherm opslaan.

 

 

Factuur direct openen in Word of als PDF-bestand

Voordat u de factuur opslaat, kunt u deze reeds openen en bekijken met de kleine knoppen onderin het scherm.

 

 

 

 

Offerte aan een klant openen en/of mailen

U kunt de "factuur" ook beschouwen als een offerte en als zodanig openen. Wilt u de tekst van de offerte aanpassen, dan opent u het factuursjabloon bij Opmaak.

U gebruikt dus voor een offerte hetzelfde scherm als een factuur.

 

Offerte direct openen in Word of als PDF-bestand

 

 

 

 

Offerte direct mailen als PDF-bestand

Wilt u de offerte direct mailen, zorg er dan voor dat het emailadres juist is ingevuld bij de relatiegegevens en klik dan op het volgende knopje:

 

 

 

 

Factuur/offerte opslaan als concept

Stel dat u de factuur nog niet wilt versturen of dat u deze hebt verstuurd als offerte, dan wilt u deze natuurlijk kunnen opslaan voor later gebruik.

 

 

Later kunt u deze weer opvragen bij Overzichten -> Tijdelijk opgeslagen facturen.

Het factuurnummer wordt niet opgeslagen omdat factuurnummers pas worden toegekend wanneer de factuur echt wordt opgeslagen als factuur. De nummering moet immers wel sluitend blijven. U kunt in de toelichting bijvoorbeeld zetten: "Offerte 12345 - Tuinontwerp".

 

Factuur automatisch herhalen

U kunt Acumulus uw factuur automatisch (bijvoorbeed maandelijks) opnieuw laten verzenden.