Oude facturen invoeren

Wanneer u met Acumulus begint en oude facturen wilt invoeren, kan dat op twee manieren:

  1. per stuk;
  2. met een verzamelfactuur.

 

Oude omzet invoeren

Wanneer u bijvoorbeeld begint met Acumulus halverwege het jaar, dan dienen de facturen die u reeds hebt verstuurd, alsnog in Acumulus geboekt te worden om tot een complete jaarrekening te komen.

Dat kan uiteraard per stuk maar dat kan veel werk zijn. Voor alle facturen die in het betreffende jaar zijn verstuurd en die reeds betaald zijn, kunt u ook een totaalfactuur of verzamelfactuur maken. Maak hierbij wel onderscheid tussen de btw-tarieven en eventueel bijzondere situaties als verlegde btw en/of facturen naar het buitenland.

Stel dat u op 1 juli begint met Acumulus en u hebt alleen maar gefactureerd aan Nederlandse klanten met 21% btw, dan kunt u alle facturen bij elkaar optellen en in één keer boeken met een factuur aan een fictieve relatie. Bijvoorbeeld: Diverse klanten. Doe dit per kwartaal om er gelijk voor te zorgen dat de aangifte omzetbelasting klopt.

Hebt u naast 21% ook 6% of btw-vrij gefactureerd, dan dient dat apart getotaliseerd te worden. Dan maakt u een verzamelfactuur met meerdere regels:

  1. totaal eerste kwartaal 21%
  2. totaal eerste kwartaal 6%
  3. totaal eerste kwartaal btw-vrij

Voor een verzamelfactuur over het eerste kwartaal gebruikt een factuurdatum in het eerste kwartaal, bijvoorbeeld: 31 maart.

Facturen waarbij de btw is verlegd (nationaal of internationaal) dient u ook apart te totaliseren in een aparte factuur omdat deze in de omzetbelasting apart behandeld worden. Dus een verzamelfactuur voor de omzet met verlegde btw in Nederland en een aparte verzamelfactuur voor de omzet met verlegde btw aan buitenlandse ondernemers.

Niet betaalde facturen kunt u beter apart invoeren omdat de betalingen hiervan nog per stuk binnenkomen en er een goed overzicht moet zijn van openstaande debiteuren.

Samenvattend, let er bij het maken van een verzamelfactuur op dat:

  • de omzet per btw-tarief getotaliseerd wordt in een aparte factuurregel;
  • een aparte verzamelfactuur nodig is voor de verlegde btw in Nederland; 
  • een aparte verzamelfactuur nodig is voor de verlegde btw buiten Nederland;
  • openstaande facturen niet worden meegeteld;
  • de verzamelfactuur per kwartaal wordt opgesteld.

Let er wel op dat indien u een verzamelfactuur maakt, u op een andere manier altijd inzage moet kunnen verschaffen over de samenstelling van de factuur.

 

Oude uitgaven invoeren

Hier gelden in principe dezelfde voorwaarden voor een verzamelfactuur met als extra voorwaarde dat onderscheid gemaakt dient te worden in kostensoorten.

Welke uitgaven kunt u niet zomaar bundelen:

  1. uitgaven/kosten waar bijzondere regels aan verbonden zijn zoals lunch-kosten (gemende kosten);
  2. investeringen.

Investeringen dienen apart geboekt te worden om correct op de balans te komen.

Als het totaliseren van omzet of kosten per categorie, btw, kostensoort e.d. ingewikkeld wordt, is het wellicht beter om toch alles apart in te voeren.