Overlopende kosten

Door Esther van der Meer, extern adviseur

Overlopende activa en passiva: vooruitbetaalde bedragen en nog te betalen bedragen

Om overlopende kosten in Acumulus te verwerken kunt u de onderstaande methode hanteren:

Maak allereerst een of twee extra rekeningen aan via Beheer > Bank- en Girorekeningen en noem deze "Vooruitbetaalde bedragen" (overlopende activa) en/of "Nog te betalen bedragen" (overlopende passiva).

Vooruitbetaalde bedragen (overlopende activa)

Als u aan het eind van een boekjaar wilt verwerken dat u kosten in het af te sluiten boekjaar heeft gemaakt en/of betaald die betrekking hebben op het volgende boekjaar, dan heeft u  te maken met overlopende activa, ofwel vooruitbetaalde bedragen.

Let op: de rekening die u heeft gekregen kunt u op de gewone wijze in Acumulus boeken, dus met de juiste factuur- en betaaldatum!

Om de kosten in het volgende boekjaar te zetten kunt u in Acumulus een negatieve zakelijke uitgave zetten (dus een bedrag met een min er voor). U kiest als factuurdatum 31-12-20.., zet de BTW op BTW-vrij, kiest de kostensoort die van toepassing is, selecteert de rekening "Vooruitbetaalde bedragen" (overlopende activa) en zet de status op "betaald" met betaaldatum 31-12-20.. U ziet nu in de Verlies- en Winstrekening de kosten negatief vermeld staan en op de balans staat een bedrag op de rekening "Vooruitbetaalde bedragen".

Op 01-01-20.. van het volgende boekjaar boekt u dezelfde zakelijke uitgave, maar dan zonder min er voor, dus voor een positief bedrag. U zet wederom de BTW op BTW-vrij, kiest de kostensoort die van toepassing is, selecteert dan de rekening "Vooruitbetaalde bedragen" (overlopende activa) en zet de status op "betaald" met betaaldatum 01-01-20.. U heeft er nu voor gezorgd dat de kosten in het juiste boekjaar vermeld staan.

Vergeet niet dat u op 01-01-20.. ook een privé-boeking (in dit geval een privéstorting) moet doen voor het bedrag wat op 31-12-20.. op deze rekening "Vooruitbetaalde bedragen" staat, net zoals met een gewone bankrekening.

Nog te betalen bedragen (overlopende passiva)

Als u aan het eind van een boekjaar wilt verwerken dat u nog kosten zult maken die betrekking hebben op het af te sluiten jaar, maar waarvan de rekening op het volgende boekjaar staat of waarvan de rekening nog niet binnen is, dan heeft u te maken met overlopende passiva, ofwel nog te betalen bedragen.

Om deze kosten in het goede boekjaar te zetten, kunt u dit in Acumulus verwerken door een zakelijke uitgave te boeken op 31-12-20.., u zet de BTW op BTW-vrij, kiest de kostensoort die van toepassing is, selecteert dan de rekening "Nog te betalen bedragen" (overlopende passiva) en zet de status op "betaald" met betaaldatum 31-12-20.. U ziet nu in de Verlies- en Winstrekening de kosten vermeld staan en op de Balans staat een negatief bedrag op de rekening "Nog te betalen bedragen".

Op 01-01-20.. van het volgende boekjaar boekt u dezelfde zakelijke uitgave, maar dan met een negatief bedrag, dus met een min er voor. U zet dus wederom de BTW op BTW-vrij, kiest de kostensoort die van toepassing is, selecteert dan de rekening "Nog te betalen bedragen" (overlopende passiva) en zet de status op "betaald" met betaaldatum 01-01-20.. Op deze manier heeft u er voor gezorgd dat de kosten die u al in het vorige boekjaar heeft verwerkt, niet per ongeluk opnieuw in het huidige boekjaar komen. In de Verlies- en Winstrekening ziet u nu een negatief bedrag staan, maar dit wordt weer rechtgetrokken door de factuur die u nog moet ontvangen en boeken in de loop van het boekjaar.

Vergeet niet dat u op 01-01-20.. ook een privé-boeking (in dit geval een privé-opname) moet doen voor het bedrag wat op 31-12-20.. op deze rekening "Nog te betalen bedragen" staat, net zoals met een gewone bankrekening.

Als u nu de factuur voor de verwachte kosten ontvangt kunt u deze op de normale wijze in Acumulus boeken.

 

Tip: als u facturen die u op een eerder of later tijdstip ontvangt in de Verlies- en Winstrekening wilt toerekenen aan een andere periode, dan kunt u op dezelfde manier als bovenstaand werken, alleen kiest u dan bij de eerste boeking voor de laatste dag van een maand/kwartaal en bij de tweede boeking voor de eerste dag van de volgende periode. Let op: u maakt dus in totaal 3 boekingen, de derde boeking is de boeking van de factuur op de factuurdatum (of van de bankmutatie) zodat de BTW correct verwerkt wordt en de betaling van de zakelijke rekening geboekt kan worden.

 

Tip: Een andere veelvoorkomende memoriaalboeking (memoriaal) betreft het boeken van vooruitontvangen bedragen/nog te ontvangen bedragen (verschuiven van omzet). Voor de uitleg hiervan kunt u onderstaande link bekijken: Vooruitontvangen bedragen, Te ontvangen bedragen