Kosten Privé-auto

Door Esther van der Meer, extern adviseur

Voert u als eenmanszaak, VOF of maatschap uw administratie in Acumulus en heeft u een privéauto die u ook voor zakelijke doeleinden gebruikt?

In dat geval mag u hiervoor  bepaalde kosten in aftrek brengen op het resultaat van uw onderneming:

1.    een kilometervergoeding van 19 cent per zakelijk gereden kilometer.

U voert deze kosten in Acumulus via Nieuwe boeking > Speciale boekingen > ik wil de kilometervergoeding invoeren voor zakelijke kilometers met mijn privéauto. Hierbij vult u de km’s van de heen- en terugreis in, de datum van de rit en een beknopte omschrijving van het zakelijke doel van deze rit.

2.    het zakelijke deel  van de BTW-belaste gebruikskosten die u maakt voor uw privéauto.

U kunt dit doen door een sluitende kilometerregistratie bij te houden. Noteer in ieder geval een beginstand op 1 januari en eindstand op 31 december van de kilometerteller in uw auto. Uw zakelijke kilometers kunt u in Acumulus vrij eenvoudig bijhouden door de zakelijke kilometers zoveel mogelijk per rit gelijk in te voeren via de kilometervergoeding zoals genoemd onder 1. U weet dan aan het eind van het jaar het totaal van de zakelijke kilometers. Trek hier de kilometers voor woon-werkverkeer van af! (deze zijn prive voor de btw)
Op basis hiervan berekent u het zakelijke percentage van uw totaal gereden kilometers.

Om de BTW-houdende kosten van uw privéauto bij te houden kunt u een inmiddels veelgebruikte methode in Acumulus hanteren:

  • U maakt een extra rekening “BTW-houdende kosten privéauto” aan (Beheer > Bank- & girorekeningen, kas);

  • Als u BTW-houdende kosten via uw zakelijke rekening maakt voor uw privéauto, bijvoorbeeld onderhoud of brandstof, maakt u via een interne overboeking (Nieuwe boeking > Speciale Boekingen > Ik wil een bedrag intern overboeken) het bedrag over van uw zakelijke bankrekening naar “BTW-houdende-kosten privéauto”;
    Als u via uw privérekening BTW-houdende-kosten voor uw privéauto maakt doet u een privéstorting voor het betaalde bedrag van de kosten incl. BTW op de rekening “BTW-houdende-kosten privéauto”;
    Zo boekt u het hele jaar al deze kosten op die rekening. Let op dat u geen bedragen boekt waar geen btw op zit, zoals motorrijtuigenbelasting en uw autoverzekering.

  • Op het moment dat u aan het eind van het jaar de werkelijke verhouding weet, maakt u de nodige boeking voor het bedrag met 21% BTW met de knop Nieuwe boeking > Speciale boekingen > Ik wil de kosten voor het gebruik van mijn privéauto invoeren. U moet dan het totale bedrag wat er op de rekening “BTW-houdende-kosten privéauto” staat via deze boeking wegboeken en geeft het juiste percentage van de BTW en van de verhouding tussen de zakelijk en privé gereden kilometers aan. Zo komt het saldo van “BTW-houdende-kosten privéauto” weer op 0 en verrekent u het juiste bedrag aan BTW bij de laatste BTW-aangifte van het jaar.

 

Wat kunt u met de BTW van de gebruikskosten van uw privéauto als u geen sluitende kilometerregistratie heeft?

In dat geval kunt u ervoor kiezen om alle (100%) BTW voor de gebruikskosten van uw privéauto af te trekken en een zogenoemde forfaitaire bijtelling voor het privégedeelte van de BTW op te voeren. Dit forfait is 1,5% van de cataloguswaarde incl. BTW en BPM van uw privéauto. Deze bijtelling komt bij de laatste BTW-aangifte van het jaar in rubriek 1d (privégebruik) en als grondslag komt  hier de cataloguswaarde incl. BTW en BPM te staan. Het kan zijn dat deze bijtelling hoger uitvalt dan het totaal in aftrek te brengen BTW-bedrag. In dat geval kiest u er voor om in het geheel geen BTW voor de gebruikskosten van uw privéauto in mindering brengen. Het is immers niet de bedoeling dat u er geld op toe moet leggen…..

N.B. Het verdient aanbeveling om een sluitende km-registratie te hebben en bij gebrek aan een sluitende km-registratie eerst uit te rekenen of het loont om de BTW van de gebruikskosten van uw privéauto op te voeren. 

 

Wat valt er allemaal onder de BTW-belaste gebruikskosten van uw privéauto?

U moet hier voornamelijk denken aan brandstof en onderhoudskosten, zoals de jaarlijkse APK-keuring/onderhoudsbeurt. Op motorrijtuigenbelasting en verzekeringen zit geen BTW, hier kunt u in dit verband dus niets mee. Let er goed op dat een bon/rekening wel op naam moet staan of aan u gelinkt moet kunnen worden. Brandstofbonnen (tankbonnen) dienen in dit geval met een bankpas betaald te worden van uw zakelijke of privébankrekening  om geldig te zijn voor aftrek van een gedeelte van de BTW. Als u een tankbeurt contant heeft betaald, kunt u deze niet gebruiken in dit verhaal.

Waar u ook niets mee kunt in dit verband zijn bijvoorbeeld het inbouwen van een airco, het aanbrengen van een extra remlicht, spoiler etc. Voor alle duidelijkheid: alles wat in de auto “op gaat” hoort bij de auto op zich en deze is in dit verhaal als privévermogen aangemerkt. De BTW die u voor deze onderdelen moet betalen, komen volledig  voor UW rekening en kunt u niet in aftrek brengen.