Representatiekosten bij een BV-administratie

Door Esther van der Meer, extern adviseur

Bij het boeken van de kostensoort Representatie & Verteer (eten & drinken) geeft Acumulus de volgende melding:

Dit zijn gemengde kosten die u niet volledig mag aftrekken! Vanaf 2007 mag u maximaal 73,5% aftrekken. De BTW mag u niet aftrekken als voorbelasting. Acumulus corrigeert deze boeking automatisch (alleen op exploitatiekosten en niet op investeringen). Indien u dat niet wilt, kunt u dit uitvinken.

Voor IB-ondernemers is dit een mooi voorbeeld van de manier waarop Acumulus automatisch meedenkt met de geldende fiscale regels en hen daarop attent maakt en helpt. Tot zover prima!

Als ondernemer met een BV kunt u dit automatisch corrigeren door Acumulus beter niet laten toepassen. Het beperkt aftrekbare deel van deze kosten wordt u immers niet persoonlijk (als DGA van een BV) aangerekend: het mag slechts door de BV voor wat betreft de vennootschapsbelasting niet volledig afgetrokken worden van het resultaat. De correctie voor deze beperkt aftrekbare kosten dient u dan ook in de VPB-aangifte (vennootschapsbelasting) aan te geven en de cijfers in Acumulus houdt u beter op het commerciële resultaat.

Als u de kostensoort Representatie & Verteer in Acumulus gebruikt, haalt u dan het vinkje in het hokje voor de tekst “Gemengde kosten automatisch corrigeren” weg. Acumulus boekt dan 100% van het bedrag als zakelijke kosten.

Vergeet in dit geval niet dat u zelf moet bedenken dat u de BTW op 0% zet (indien van toepassing) , zodat de BTW niet ten onrechte als voorbelasting wordt berekend.

Tip: als u in een restaurant een diner of lunch gebruikt, mag u de BTW niet als voorbelasting in mindering brengen. Maar stel dat u een keer wat broodjes bestelt om op kantoor te eten of een maaltijd ophaalt tijdens een avondje overwerken, dan mag u deze BTW wel als voorbelasting boeken.