Vooruitontvangen bedragen, Te ontvangen bedragen

Door Annalies Janssens, extern adviseur

Er kunnen verschillende redenen zijn om omzet niet mee te rekenen in het jaar dat het geld daadwerkelijk ontvangen/gefactureerd is, maar in het jaar waar de omzet betrekking op heeft. Wanneer u daarvoor kiest, kunt u onderstaande stappen volgen om dit in Acumulus juist te verwerken.

 

Kies eerst de situatie die van toepassing is

Vooruitontvangen bedragen (omzet voor het nieuwe kalenderjaar):

  1. Er is geld ontvangen in het oude kalenderjaar maar u factureert volgend kalenderjaar
  2. U factureert in het oude kalenderjaar (wanneer de betaling ontvangen is doet hier niet ter zake)

Te ontvangen bedragen (omzet voor het oude kalenderjaar)

  1. U factureert omzet van het oude kalenderjaar ook in het oude kalenderjaar maar de opdrachtgever betaalt in het volgende jaar
  2. U heeft  omzet in het oude kalenderjaar maar factureert pas volgend kalenderjaar

Ten eerste: via Beheer, Bank en Girorekeningen maakt u (voor 1 en 2) een rekening aan “Vooruitontvangen bedragen” of (voor 4) “Te ontvangen bedragen”.

 

Boekingen in het oude kalenderjaar

1     Er is geld ontvangen in het oude kalenderjaar maar u factureert volgend kalenderjaar

Bij ontvangst van het bedrag maakt u een Nieuwe Boeking, ”ik wil een bedrag intern overboeken”. Van  “vooruitontvangen bedragen” naar Zakelijke rekening.

2     U factureert in het oude kalenderjaar

U opent de verstuurde factuur en kiest voor “kopieer deze factuur credit”. U kunt zelf kiezen voor een apart, herkenbaar factuurnummer maar kunt ook hetzelfde nummer gebruiken als de oorspronkelijke factuur. 

  • Datum 31-12-20..
  • Wijzig de factuurregel naar  “BTW vrijgesteld”
  • Kies als rekening “vooruitontvangen bedragen”
  • Kies voor status  “betaald” d.d. 31-12-20..
  • Sla de factuur op

Deze factuur verstuurt u niet!

De werkelijk verstuurde factuur behandelt u als elke normale factuur.

3     U factureert omzet van het oude kalenderjaar ook in het oude kalenderjaar maar de opdrachtgever betaalt in het volgende jaar

Deze factuur staat in uw administratie open bij “openstaande debiteuren” en komt zo op de balans. Hier hoeft u dus verder niets mee te doen.

4     U heeft omzet in het oude kalenderjaar maar factureert pas volgend kalenderjaar

U maakt een nieuwe factuur aan met een voor uzelf herkenbaar factuurnummer d.d. 31-12-20..

  • Rekening “te ontvangen bedragen”
  • Status “betaald” d.d. 31-12-20..              
  • Bepaal de te ontvangen omzet voor dit jaar (excl. BTW) en dit boekt u met BTW vrijgesteld.

(Deze factuur verstuurt u niet!)

 

Als u nu kiest voor Overzichten, Balans, Toon Inhoud, dan ziet u in de situatie van 1 en 2, de rekening “Vooruitontvangen bedragen” met een – ervoor.

In situatie 3 ziet u de betreffende factuur  bij de debiteuren staan en bij situatie 4 staat het bedrag op rekening  “Te ontvangen bedragen”

Boekingen in volgend kalenderjaar

Zoals ook geldt voor de "normale" rekeningen (kas, zakelijke rekening) moet ook voor de rekeningen "vooruitontvangen bedragen" en "te ontvangen bedragen" het eindsaldo van het vorige jaar als beginsaldo van het nieuwe jaar worden ingevoerd door middel van een privé-boeking.

1     Er is geld ontvangen in het oude kalenderjaar maar u stuurt de factuur volgend kalenderjaar

U maakt een normale factuur voor de klant. Zodra de factuur verstuurd is (in het nieuwe kalenderjaar), dan doet u het volgende:

U zet de factuur op betaald d.d. 01-01-20.. met als rekening "vooruitontvangen bedragen"

 2     Er is een factuur gestuurd in het oude kalenderjaar

U opent de in het vorige jaar verstuurde factuur en kiest voor “kopieer deze factuur debet”. Kies voor een apart, herkenbaar factuurnummer. 

  • Datum 01-01-20..
  • Wijzig de factuurregel naar  “BTW vrijgesteld”
  • Kies als rekening “vooruitontvangen bedragen”
  • Kies voor status  “betaald” d.d. 01-01-20..
  • Sla de factuur op

3     U factureert omzet van het oude kalenderjaar ook in het oude kalenderjaar maar de opdrachtgever betaalt in het volgende jaar

Bij betaling van de verstuurde factuur past u daarvan de betaaldatum aan en zet deze op betaald. Dit wijkt dus verder niet af van een normale factuur.

4     U heeft  omzet in dit kalenderjaar maar factureert pas volgend kalenderjaar

U maakt een normale factuur aan voor de klant.

Vervolgens opent u deze factuur en kiest voor "kopieer factuur credit". U kunt zelf kiezen voor een apart, herkenbaar factuurnummer maar kunt ook hetzelfde nummer gebruiken als de oorspronkelijke factuur. 

  • Datum 01-01-20..
  • Wijzig de factuurregel naar  “BTW vrijgesteld”
  • Kies als rekening “te ontvangen bedragen”
  • Kies voor status  “betaald” d.d. 01-01-20..
  • Sla de factuur op

Deze factuur verstuurt u niet!

 

Als u nu kiest voor Overzichten, Balans, Toon Inhoud, dan ziet u dat de beide rekeningen "vooruitontvangen" en "te ontvangen" op 0 staan en dat ook geen van de extra aangemaakte factuurnummers nog openstaan.

 

Tip: een andere veelvoorkomende memoriaalboeking (memoriaal) betreft overlopende kosten (overlopende acitva en passiva). Voor uitleg hiervan kunt u de onderstaande link bekijken: Overlopende kosten