Wettelijke rente en administratiekosten

Door Grietje Rademakers en Esther van der Meer, extern adviseurs

Wettelijke rente en administratiekosten bij openstaande vorderingen

Wettelijke rente is de rente die een schuldeiser volgens de wet kan eisen van iemand die een betalingsachterstand heeft (schuldenaar).

Twee soorten wettelijke rente:

  1. Wettelijke rente voor handelstransacties
    Dit is de wettelijke rente voor alle transacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties of tussen ondernemingen en overheidsinstanties onderling (handelstransacties).

  2. Wettelijke rente voor niet-handelstransacties
    Dit is de wettelijke rente voor alle transacties waarbij een particulier of consument is betrokken (niet-handelstransacties).

Contractuele of wettelijke rente:

Wanneer een schuldeiser in de algemene voorwaarden of overeenkomst met de schuldenaar de hoogte van de rente vastlegt, is er sprake van contractuele rente. Als deze rente lager is dan de wettelijke rente, wordt deze vervangen door de wettelijke rente. Als er geen contractuele rente is, geldt de wettelijke rente voor handelstransacties of niet-handelstransacties.

 Hoogte wettelijke rente:

De wettelijke rente voor handelstransacties wordt elk half jaar automatisch gewijzigd. Sinds 1 januari 2014 is de wettelijke rente voor handelstransacties 8,25%.

De wettelijke rente voor niet-handelstransacties wordt elk half jaar vastgesteld bij Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) en gepubliceerd in het Staatsblad. Sinds 1 januari 2014 is de wettelijke rente voor niet-handelstransacties 3%.

Wettelijke rente en administratiekosten toepassen in Acumulus

Voordat u wettelijke rente aan uw klant kunt berekenen moet u er rekening mee houden dat er een heel traject aan vooraf zal gaan. Tevens moet opgemerkt worden dat dit traject in Acumulus niet geheel vanzelf zal verlopen en veel aandacht en zorgvuldigheid van u zal vergen.

Hieronder in 4 stappen een voorbeeld van het traject dat u zou kunnen voeren in Acumulus en volgen na het uitblijven van de betaling van een factuur. Wanneer u het traject voor het berekenen van administratiekosten en de wettelijke rente in gaat, moet u voor het versturen van de volgende herinnering/aanmaning/sommatie, het factuursjabloon bij de  relatie aanpassen. Ga hiervoor naar Relaties en selecteer de betreffende relatie. Pas nu op Blad 2 het factuursjabloon aan en klik op opslaan. Zo kunt u ook makkelijk zien welke herinnering u als laatste hebt gestuurd.

  • Stap 1:  Herinnering
    Bij een herinnering maakt u de klant attent op het uitblijven van de betaling en verzoekt u de klant binnen x dagen alsnog voor betaling zorg te dragen. U kunt hiervoor het standaard factuursjabloon in Acumulus gebruiken, voor aanpassing van de tekst gaat u naar het tabblad ‘Herinnering’.
  • Stap 2: Tweede Herinnering
    Maak een nieuw factuursjabloon aan via Beheer > Factuursjablonen. U kunt uw standaard factuursjabloon openen en vervolgens onder aan het scherm klikken op “maak een kopie van dit sjabloon”. Zo staan al uw gegevens en bijvoorbeeld een logo al zoals u het graag wilt. Op het eerste tabblad kunt u de naam van het sjabloon aanpassen in “Tweede herinnering” en bij het tabblad Herinnering past u de tekst aan: zorg er voor dat de tekst dringender is dan de tekst van de gewone/eerste herinnering.  
  • Stap 3: Aanmaning
    Volg de stappen zoals omschreven bij Stap 2, u gebruikt ook hier het tabblad Herinnering! Zorg er nu voor dat u in de tekst een verwijzing maakt naar de wettelijke rente. Bijvoorbeeld: Indien uw betaling wederom uitblijft zijn wij genoodzaakt het factuurbedrag te verhogen met administratiekosten (bedrag x Euro excl. btw) en de wettelijke rente.
  • Stap 4: Laatste aanmaning/sommatie
    Volg de stappen zoals omschreven bij Stap 2,
    u gebruikt ook hier het tabblad Herinnering! Bij de laatste aanmaning/sommatie zorgt u voor een gebiedende tekst en kunt u uw klant alvast in gebreke stellen indien er geen betaling volgt. Eventueel kunt u deze sommatie ook aangetekend per post versturen en melding maken dat u de vordering uit handen geeft als betaling nog langer uitblijft. U verhoogt het te betalen totaalbedrag met de wettelijke rente en de administratiekosten. Let op: de wettelijke rente is BTW-vrij, maar voor de administratiekosten geldt hetzelfde BTW-tarief als berekend over de geleverde goederen en/of diensten.

Wat te doen bij ontvangst van wettelijke rente en administratiekosten

Als de klant naast het factuurbedrag tevens rente en administratiekosten heeft  betaald, maakt u voor dit bedrag een nieuwe factuur aan. De administratiekosten voert u  inclusief btw in en de wettelijke rente btw-vrij.

U kunt er eventueel voor kiezen om een extra kostenplaats “bijzondere opbrengsten” (via Beheer > Kostenplaatsen) aan te maken en deze opbrengsten daar op te boeken. Zo houdt u inzichtelijk wat de reguliere omzet is en welke de bijzondere opbrengsten zijn.